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大型展会从策划、筹备、执行详细整个流程

字体: 放大字体  缩小字体 发布日期:2020-09-10  浏览次数:23



定向展会的运营方式

首先是展会运营的结构和部门的规划,接下来是各部门的职责和工作内容,首先是展会运营架构的组成部分。

并不是每一场展会都具备这样比较完善的组织体系,部分部门在职能上相同,可以做合并,但是主要功能类别是需要完备的,即使公司在对应部门雇佣了外包公司,也需要有专门人对外包公司的各项工作内容进行审核跟进和督促。


 

  • 品牌部门是会展公司通常会比较忽视的部门,这个问题源于中国传统文化的习惯,和国内会展行业发展目前还未达到一定的专业程度,我们国民的版权意识相比我国的发展阶段是比较落后的,

对应的问题就是对市场出现的形式会对于主体的重视程度大于对品牌的重视程度,这个现状目前还是比较明显的,但是随着行业的发展,会展承办公司的品牌也会成为吸引观众的因素之一。

目前领先行业的会展公司,例如MessefrankfurtExhibition(德国法兰克福会展),这几年大举入侵中国的Hannover(德国汉诺威会展) 美国的freeman(福莱门会展),英国的Reed(励展展览集团),montgomery(蒙哥马利展览),日本的康格株式会社,这些都是会展行业的翘楚。
非常遗憾的是,世界会展行业50强中 没有中国企业。


 

一场成熟的展览,每一个模块都需要有专人去负责跟进和执行,目前的会展行业趋势不仅仅是在展会类别上开始细分,在展会模块上的细分也是非常明显的。

市场上开始针对展会出现了展会专门的运营企业,安保企业等等,同时传统的广告公司、文创公司、设计公司也会针对展会开展具体的业务板块,在展会的整体运营上也出现了互相取长补短的合作模式,这也会成为今后会展行业的一个良性的发展方向。

如果一场展会可以让展商各取所需,让观众不虚此行,让承办方名利双收,就是一场成功的展会,如果能够迎合政策推动行业,那就是优秀的展会,如果取得了国际影响力,引发行业思考变革,那就是一场卓越的展会,但是展会是一个费效比比较固定的行业,小钱办大事的可能性不是很大,行业的公司都是还需要稳步发展。

  • 项目部门是整个展会的统筹部门,一个合格的PM,需要具备清晰的条理,有完整的架构观念,大局的统筹思路和优秀的管理能力。

首先项目经理经理需要参与到项目前期的招标和定向工作当中,如果没有全程参与,也需要对项目的定位、发展方向、规划、企业以及甲方预期等内容有完整全面的了解,并将顶层的想法以及构想选择性的向下属传达,要求各部门在项目推进工作进入实质工作制定计划以及时间表。

在项目进程中需要随时了解项目各项工作的进程把握各部门工作时间点,要对时间有很高的敏感度,在无法拟定时间的情况下要用倒推法确定各项工作的截止时间并给自己留下足够的调试时间。

在各部门之间需要沟通和协作的时候要主动承担起协作任务,积极协调各部门之间的合作,充分了解各方需求,合适的制定标准和要求,在部门利益发生冲突的时候合理的权衡双方。

同样作为管理者,需要树立自己的威信,具体方式因人而异,而且最好需要塑造个人的独特能力,在适当的机会要突出个人建立团队威信。
  • 招商部门

1、开拓目标客户,发展潜在客户,维护客户关系。为客户提供业务咨询,分析客户的基本状况,掌握客户信息和需求;

2、初步筛选有效客户,协助风控,把控客户风险;

3、向客户介绍会展的详细内容,讲解行业内容,维护良好的信任关系;

4、针对客户的需求设计可行性方案,给予具体的操作指导;针对大型客户需要制定大客户指定招商方案;

5、跟踪客户情况及进展;

6、完成公司下达的业绩指标

7、定期汇报业务工作情况,及时调整方向与运作部门保持密切协作。

  • 市场拓展

市场拓展主要是针对展会题材和参展客户要求拓充专业客户作为展会的会展观众和买家团体。

市场部门需要对展会项目有细致全面的了解,并对潜在的客户群里进行分析,之后针对分析结果对潜在的客户群体做定向的拓展。

  • 市场分析

市场分析部门需要在项目前期以及进程中对市场进行细致分析,并整理分析结果,给出明确的分析报告,协助高层规划会战的发展方向。分析需要由浅入深,考虑问题需要充分细致,重点问题需要有数据支持,给予公司各项决策合理的建议。

  • 宣传部门

宣传部门是一场展会项目得对外窗口,能否将信息传达给精准的受众是媒介部门的重要考核指标。

媒介工作首先需要对展会的受众群体有一个深入的了解,了解受众人群的年龄结构,消费结构,行业结构,行为习惯,获取信息的方式和渠道等内容。

其次是要深入分析会展的辐射市场的媒介传播方式,强势的媒体渠道,包括行业媒体(行业网站,行业杂志,公众号,论坛等),大众媒体(报纸 电视 电台 户外等)以及新媒体(新媒体目前定义的市场范畴包括:微信,SNS的微博/twitter,banner,SEM,直播,自媒体等)。

然后根据所了解的行业情况给出预算和媒体的组合方案,方案需要给出足够的数据支持和理论支持,待项目决定后按照时间进度监管各渠道的发布情况,同时协助项目对外宣传进程。

  • 活动部门

一场展会的成功举办离不开活动的铺助作用,活动的分类可以按照时间排列,分为展前活动和展中活动,也可以按照活动目的分为增值类活动,企宣类活动,品牌型活动,引流类活动,论坛类活动。

活动存在的意义:
展前活动:展会预热,为媒体报道提供内容,整合社会资源
展中活动:行业深耕,展会亮点塑造,行业资源整合,增加传播渠道,丰富展会内容,让观众展会体验多元化。


 

增值类活动:为展会运营增加额外收入

企宣类活动:迎合参与展会的展商各项需求(企宣,新品等)

品牌型活动:为展会运营的企业品牌增持

引流类活动:为展会现场增加大众人群以及专业观众

论坛类活动:提升展会的行业地位

  • 内容部门

随着目前社会上的信息传播方式和渠道的多元化,信息市场缺乏管控,人们日常可以接受的信息打到现代社会的顶峰,在渠道相同的情况下,内容成了决定宣传成败的重点。


 

  • 设计部门

展会主题颜色的设置vi 色系的选择需要契合展会主旨思想又具备一定的辨识度和标志性,

视觉是人们选择接收信息的第一选择,设计部门是内容渠道的最为重要载体,如何通过设计完成内容更加有效的视觉传播是设计部门需要优先考虑的问题。

同时,设计部门需要对展会的主旨进行深入的了解,因为品牌展会一旦确定VI基本不会更改。

  • 运营部门

运营部门负责的就是主场搭建以及氛围营造的部分。

指定处主场搭建的各项方案,参展企业的注意事项以及行为规范,展会周边以及展馆内部的氛围营造,展馆范围内的广点规划,参展以及参观指引等内容,运营部门主要外联方就是展会场地方,需要协调展商,主办方和场地方之间的各项需求关系,所以要求需要和展会的场地方取得良好的信任和沟通关系,要对展会整体的方向和整体设计思路有比较清楚的认知,对于场地的情况要非常熟悉,同时需要根据场地特性考虑到天气,交通,住宿,餐饮等现场环境因素。

除此之外,展会运营的负责人需要切身的站在展会参展方,搭建方,参观方等多方去考虑问题,争取给各方带来更为舒适便捷的参展体验。

安全问题在任何展会运营过程中都具有一票否决权,一场展会各方面运营顺利,如果出现安全问题,则展会的所有努力都将不被认可。

一场展会的安保,通常会交给当地的安保公司负责,如果是和正常运营的展馆合作通常是由展馆合作安保公司负责现场安保工作,主办方或者承办方会根据现场展馆的情况要求当地的安保公司制定详细的安保方案,根据方案调派各个出入口,现场以及场外巡逻的人员配比,以确保展会顺利安全的进行。

一个展会服务公司可以不需要雇佣专业的安保人员,但是作为展会的运作方,需要对安全问题格外重视,需要对现场可能会存在的安全隐患,现场可能会出现的各种问题有一定的预判能力和预防措施。

  • 后勤部门的职责较为简单,公司非业务期间负责整理公司的资产,在业务期间需要到现场保证公司业务人员的后勤保障。

后勤部门可以要求或建议项目部门通过资源互质的方式给后勤部门节流,

例如:

可以通过展会合作指定用水的方式来解决现场人员的用水问题,可以通过展会期间制定餐食合作的方式解决现场人员的餐饮问题。
同时后勤需要一定程度的协助项目解决展商的需求,例如货运物流问题,兼职问题等。
作者:何宇航
 
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